10 LOẠI CHI PHÍ THUÊ VĂN PHÒNG GIÚP BẠN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH HIỆU QUẢ

Một trong những khía cạnh quan trọng góp phần vào việc quyết định văn phòng đó có được thuê hay không? Tuy nhiên trong tổng chi phí thuê văn phòng không chỉ có phí thuê trên từng mét vuông trong tháng. Là một đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, Swin Tower sẽ phân tích rõ hơn về 10 loại chi phí thuê văn phòng giúp bạn biết được số tiền bạn phải trả cho một văn phòng dịch vụ cũng như có cái nhìn sâu hơn trong quá trình đàm phán thuê và quản lý tài chính cho doanh nghiệp mình sau này

  10 Loại chi phí thuê văn phòng

------------------------------------------------------------

1.Tiền thuê văn phòng

2.Phí dịch vụ

3.Thuế VAT

4.Tiền điều hòa và tiêu thụ điện

5.Phí giữ xe

6.Phí ngoài giờ

7.Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất

8.Chi phí hoàn trả mặt bằng

9.Tỷ giá thay đổi

10.Điều chỉnh đơn giá thuê

Nhóm 1 – Chi phí cố định

       1. Tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng hay còn được gọi là giá thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo tháng, quý hoặc năm bằng các hình thức khác nhau như trực tiếp, chuyển khoản,...tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên.

       2. Phí dịch vụ

Hay còn gọi là phí quản lý. Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, nước uống, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v... Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy. Khoản phí này đã được Swin tổng hợp lại trong bài viết trước, để hiểu rõ hơn về phí dịch vụ các bạn truy cập link: https://swintower.com/vi/tin-tuc/phi-quan-ly-van-phong-cho-thue-va-nhung-dieu-co-the-ban-chua-biet-40

       3. Thuế VAT

Các giá thuê văn phòng, phí quản lý thường chưa bao gồm thuế VAT. Chính vì vậy khi tính tổng giá thuê cố định hàng tháng, doanh nghiệp cũng cần cộng thêm 10% thuế VAT. Các khoản chi phí này thường được thanh toán theo tháng, theo quý hoặc theo năm tùy theo quy định của chủ tòa nhà hay thỏa thuận đôi bên.

Nhóm 2  - Chi phí biển đổi – thay đổi theo thực tế sử dụng

       4.Tiền điện, tiền nước     

Tại các tòa nhà văn phòng cho thuê thì chi phí nước, điện khu vực chung thường đã được tính trong phí dịch vụ hàng tháng. Chính vì vậy, doanh nghiệp chỉ cần trả chi phí điện trong văn phòng sử dụng hàng tháng. Giá điện thường tính theo giá nhà nước năm 2019 là 4.000/ kW/ giờ.

Theo thống kê trên thực tế, các công ty thường phải trả (nếu có) chi phí điều hòa bình quân từ 1 – 1,5 usd/ m2/ tháng phụ thuộc vào khoảng thời gian sử dụng, thương hiệu điều hòa và độ cũ mới của nó. Chính vì vậy, khi thuê văn phòng, khách hàng cũng cần chú ý đến chất lượng cũng như độ tiêu thụ điện năng của loại điều hòa. Nên chọn các văn phòng sử dụng các loại điều hòa thương hiệu tốt, tiết kiệm điện năng

      5.Phí đỗ ô tô và xe máy

Giá thuê cũng như số lượng chỗ để xe cho từng doanh nghiệp phụ thuộc vào hạng văn phòng cho thuê, diện tích thuê, số lượng nhân viên cũng như mặt chung của khu vực. Vì vậy các doanh nghiệp cần tham khảo để biết rõ, mặt khác trước lúc thuê có thể đà, phán với đơn vị cho thuê văn phòng để có thể miễn phí tối đa số lượng xe không tốn phí này.

Nhóm 3 – Chi phí cố định bất thường

         6. Phí ngoài giờ

Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.

Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:

• Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
• Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê * Thời gian

Với những doanh nghiệp có giờ làm việc muộn hoặc thường xuyên cần tăng ca, thì nên đàm phán cùng chủ tòa nhà để có được chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất.

Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt quá trình thuê

      7. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất

Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B thường thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; Một số quy định có thể đi kèm như:

• Không được can thiệp vào kết cấu tòa nhà
• Được phép ngăn vách
• Khi kết thúc hợp đồng phải phục trạng lại như ban đầu

      8. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.

      9. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán

Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Thành phố Hồ Chí Minh đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng.

Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán (03 tháng) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Một số tòa nhà thì không có quy định này, mà giá thuê bằng VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.

Trong 10 năm trở lại đây tỷ giá usd/vnđ tăng năm cao năm thấp, nhưng tính bình quân là 4% năm.

      10. Điều chỉnh đơn giá thuê

Việc trượt giá thuê là rất thông dụng khi bạn thuê bất cứ một văn phòng làm việc nào. Tuy nhiên mức độ trượt giá ngày càng cao. Lý giải cho điều này, Chuyên gia Vũ Tuấn Trường – Hiệp hội BĐS Việt Nam cho rằng, tỉ giá đô la Mỹ tăng mạnh và Việt Nam Đồng (VNĐ) trượt giá, do FED (Cục dự trữ Liên bang Mỹ) tăng lãi, lạm phát ở Việt Nam ngày càng cao, bên cạnh đó, nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng mạnh trong suốt thời gian vừa qua đã làm tăng nhu cầu cần thuê văn phòng của các doanh nghiệp dẫn đến nguồn cung – cầu chênh lệch. Ngoài ra, thị trường bất động sản trong thời gian 2 năm qua giá mua bán tăng mạnh dẫn đến chi phí đầu tư mua tòa nhà, chi phí xây dựng cũng tăng mạnh do vậy giá đầu ra sẽ tất yếu gia tăng theo.

Hy vọng những kiến thức trên phần nào giúp bạn hiểu hơn về các loại chi phí cần có khi thuê văn phòng, từ đó, đưa ra quyết định thuê và quản lý tài chính tốt hơn.