Như thế nào là một văn phòng có diện tích phù hợp, tạo nên sự hài hoà mà không quá rộng hoặc quá chật với số lượng nhân viên cũng như thiết bị vật chất trong văn phòng? Bên cạnh đó, công thức tính diện tích văn phòng là như thế nào là đạt chuẩn? Tối thiểu một người chiếm bao nhiêu m2 sàn? … Luôn là câu hỏi thường trực đối với người được phụ trách tìm thuê văn phòng mới. Bài viết dưới đây, Swin xin chia sẻ một số kiến thức cơ bản giúp bạn có thể đưa ra một diện tích văn phòng phù hợp với doanh nghiệp, từ đó có thể tiết kiệm được tài chính cho doanh nghiệp.

Tại sao bạn cần tính diện tích văn phòng?

Tùy thuộc cách bố trí & công năng không gian cùng các tính chất của công việc, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty có số diện tích văn phòng khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự. Đem lại sự  tiết kiệm chi phí, tạo không gian làm việc hài hòa, ấn tượng, giúp tăng hiệu suất làm việc.

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho thuê (m2/người)

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) cho một nhân sự (đã bao gồm diện tích bố trí phòng riêng, phòng họp khu vực lễ tân và backdrop). Tiêu chuẩn này được tính như sau:

Mức trung bình: 5 – 6 m2  mỗi người đối với tiêu chuẩn Việt và 8m2 đối với tiêu chuẩn nước ngoài

Tiết kiệm diện tích và chi phí: 3 – 4 m2/người sẽ là lựa chọn hoàn hảo nếu doanh nghiệp bạn đang thực hiện chính sách tiết kiệm

Theo tiêu chuẩn: khoảng  7 – 10 m2 là diện tích đạt chuẩn nhất  để có ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên.

Như vậy là bạn đã ước lượng được diện tích mà văn phòng bạn cần thuê rồi. Tiếp theo, để có các con số chính xác hơn bạn cần phải xác định được các tiêu chí sau đây:

1. Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng thế nào?
2. Diện tích văn phòng đạt chuẩn
3. Cách tính không gian văn phòng cần thiết
4. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng m2/người

   1. Phương cách xây dựng tiêu chuẩn văn phòng chuyên nghiệp

Mọi công việc văn phòng thường diễn ra tại bàn hoặc khu làm việc cùng đó kéo theo nhiều hoạt động thể chất và trí óc khác nhau.

Khi sắp xếp không chỉ để tâm tới kích thước của không gian làm việc mà đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế, tổ chức lại hoặc di chuyển văn phòng:

Diện tích đảm bảo sự riêng tư về âm thanh, ví dụ những cuộc điện thoại hoặc những cuộc họp riêng cần sự riêng tư tạo sự thoải mái và chuyên nghiệp trong công việc nhưng cũng không quá xa cách với những nhân viên khác

Cần xem xét đến nguồn ánh sáng và không gian để lưu trữ hoặc cho các thiết bị (ví dụ: tủ tài liệu hoặc màn hình máy tính khác, máy in, máy fax dùng chung…)

   2. Diện tích văn phòng đạt chuẩn

Tùy thuộc cách bố trí & công năng không gian cùng các tính chất của công việc, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty có số diện tích văn phòng khác nhau:

   1. Tính chất công việc:

Lĩnh vực, nghành nghề ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. Nếu công việc thường ngoài hiện trường, các cuộc họp, thăm quan và tham vấn, một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể thỏa đáng. Tuy nhiên, đối với nhân viên văn phòng họ làm việc hầu hết thời gian, một không gian nhỏ có thể tạo ra sự khó chịu.

Đối với các công việc sử dụng nhiều thiết bị văn phòng (ví dụ: nhiều máy tính, máy in, fax …) có thể được phân bổ nhiều hơn không gian làm việc.

   2. Văn hoá doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến nhận thức của chúng ta về không gian làm việc. Đối với văn hoá doanh nghiệp phương Tây, họ rất quan trọng với năng suất của nhân viên, đầu tư chỉnh chu vào “không gian cá nhân hoá”. Đối với những người từ các nền văn hoá phương Đông điều này có thể bớt quan trọng hơn.

   3. Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết

Việc đưa ra các tiêu chuẩn diện tích văn phòng áp dụng cho tất cả các loại tình huống công việc là rất khó. Thực tế này là lý do tại sao các tiêu chuẩn và hướng dẫn hiện tại tương tự như các tiêu chuẩn hiện tại chỉ nêu ra các yêu cầu chung ( nếu có)

Với kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng của Maison Office, khi doanh nghiệp cần thuê văn phòng phải lâp kế hoạch & đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu tố đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê.

Các yếu tố đó bao gồm:

• Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chính ?
• Số lượng người làm việc cố định và số lượng thường xuyên ra ngoài.
• Công ty có thường xuyên hội họp hay không? tỉ lệ tham gia phiên họp là bao nhiêu người.
• Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
• Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?
• Bạn có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
• Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?
• Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung …

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)

Đối với lãnh đạo ( Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cao hơn…): Diện tích thông thường là 10 m² – tối đa là 18.5 m². Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng nó không bắt buộc.

Nhân viên có vị trí cố định ( Nhà phân tích chính sách, trợ lý hành chính, nhân viên điều hành trung tâm cuộc gọi / liên lạc, dịch giả…) là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m²

Nhân viên vị trí linh hoạt ( account executive, administrator, manager, phiên dịch viên ..) : Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m²

Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Ví dụ như Sale, Kỷ thuật,... Bản chất công việc của nhân viên này không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc riêng trong văn phòng. Họ thường làm việc ngoài thị trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để họp hội.

Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn … Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m²/người.

Nếu bạn vẫn thấy khó khăn trong việc xác định không gian văn phòng cần thuê để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Hãy liên hệ với Swin Tower chúng tôi sẽ giúp bạn tư vấn và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất hoàn toàn miễn phí!