QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CỦA SWIN TOWER

Chúng ta phải nhìn nhận rằng việc xây dựng một bất động sản đôi khi lại đơn giản hơn rất nhiều so với việc quản lý chúng. Dịch vụ quản lý vận hành quản lý tòa nhà phát triển mạnh như hiện nay chính là nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của khách hàng là cần những tổ chức chuyên nghiệp chuyên quản lý các hoạt động của toàn nhà quy củ và chặt chẽ hơn. Từ những việc rất nhỏ như sửa chữa, gia cố cơ sở vật chất đến việc vận hành trơn tru toàn bộ các hệ thống kỹ thuật gắn liền với tòa nhà

Dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà tại Swin Tower có trách nhiệm giúp các khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà văn phòng cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả nhất. Thông qua việc thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, bảo trì nhà, những công tác phòng cháy chữa cháy, quy định về hợp đồng cho thuê, quy định về pháp lý…và nhiều vấn đề phát sinh khác khi vận hành tòa nhà văn phòng. Bên cạnh đó Swin giúp ban quản lý xây dựng được hình ảnh văn phòng hiện đại, đảm bảo tòa nhà văn phòng vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp với hình ảnh văn phòng thiết kế thống nhất, sang trọng đi kèm với các dịch vụ chất lượng cao, làm hài lòng đơn vị thuê.

1. QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH TÒA NHÀ LÀ GÌ? 

Công tác quản lý tòa nhà được hiểu là quản lý, vận hành những mô hình từ nhỏ đến quy mô lớn như nhà trọ, phòng cho thuê, căn hộ dịch vụ cho các đến chung cư cao tầng, khu trung tâm thương mại hay đặc thù như các tòa nhà hành chính tuân theo quy trình khoa học đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ với chất lượng tốt nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:

• Đảm bảo an ninh trật tự
• Dịch vụ vệ sinh
• Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động;
• Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà;
• Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing …

Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp. Quản lý tòa nhà được chia làm 3 loại chính: Quản lý Tòa nhà văn phòng cho thuê, Quản lý tòa nhà chung cư và Quản lý khách sạn/căn hộ cho thuê cao cấp

2. QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ LÀ GÌ?

Quản lý toà nhà văn phòng được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý tòa nhà, nhằm vận hành mọi hoạt động trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi và an toàn nhất. Giúp khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà cảm thấy thoải mái, dễ dàng khai thác hiệu quả nhất. Vì thế, việc vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng góp phần mang đến giá trị bất động sản cho tòa nhà. Chất lượng ảnh hưởng đến tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác đến thuê.

3. VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ?

- Chi phí vận hành và bảo dưỡng tòa nhà được tiết kiệm nhưng vẫn mang lại kết quả hoạt động ổn định hiệu quả, tỉ lệ sử dụng cao

- Đòi hỏi sự hiểu biết, cẩn thận, chu đáo, chi tiết và trách nhiệm nghề nghiệp của bên quản lý để vận hành đưa tòa nhà phát huy được tiềm năng bất động sản

- Giải quyết các tranh chấp trong cách thức quản lý, sự cố với khách hàng

- Đảm bảo chất lượng dịch vụ của một tòa nhà từ kết cấu, kiến trúc, hệ thống PCCC, thang máy, camera, điện, nước cho đến các tiện ích như vệ sinh, bảo vệ, cây xanh và các dịch vụ giá trị gia tăng khác

- Quản lý tòa nhà hiệu quả nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và nâng tầm giá trị bất động sản.

Quá trình đô thị hóa tại các thành phố lớn kéo theo nhu cầu về nhà ở tăng cao và hoạt động quản lý tòa nhà hiệu quả ngày càng được chú trọng. Tuy nhiên, diện tích đất ở tại khu vực thành thị ngày càng bị thu hẹp, giải pháp duy nhất cho vấn đề nhà ở là sự ra đời của các tòa nhà chung cư, cao ốc văn phòng… Thị trường bất động sản ngày càng năng động và cạnh tranh gay gắt hơn, đòi hỏi phải các tòa nhà phải đảm bảo những yêu cầu tối cần thiết mà trong đó vấn đề về quản lý tòa nhà là một trong những nhân tố chủ chốt quyết định đến sự lựa chọn mua  nhà của khách hàng.

4. CÁC ĐƠN VỊ QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG SẼ QUẢN LÝ NHỮNG YẾU TỐ NÀO?

• Quản lý tài chính

Ở mỗi tòa nhà, ngoài các khoản cố định như: tiền thuê mặt bằng, phí quản lý thì hàng tháng khách hàng đều phải đóng một khoản như điện, nước, điều hòa, vvv. Những khoản phí quản lý này gộp lại là một con số không hề nhỏ và được giao cho ban quản lý.

Thay mặt khách hàng, ban quản lý có nhiệm vụ quản lý tài chính sao cho rạch ròi và phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, lương nhân viên vệ sinh, lương nhân viên bảo vệ,…

• Quản lý nhân sự

Mỗi một tòa nhà cần có số nhân sự khác nhau cho từng vị trí. Làm thế nào để tuyển dụng và chế độ thưởng và phạt cho các nhân viên hợp lý là công tác của ban quản lý tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý còn cần giám sát các hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc.

• Quản lý khách hàng

Quản lý tòa nhà còn có trách nhiệm trong quản lý khách hàng. Từ các chính sách chăm sóc khách hàng cho tới việc giải quyết các yêu cầu của khách đều là nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà. Làm thế nào để giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng mà không làm ảnh hưởng lợi ích của chủ đầu tư hay lợi ích chung của tòa nhà là vấn đề luôn khiến các nhà quản lý đau đầu.

• Vận hành & Bảo trì hệ thống kỹ thuật

Một tòa nhà thường được lắp đặt nhiều hệ thống như hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống pccc,… Những hệ thống này đều cần được vận hành, kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ với mục đích đảm bảo sự hoạt động thông suốt của các hệ thống.

5. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH TÒA NHÀ VĂN PHÒNG

Hiểu biết được phần nào về dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà rồi, nhưng liệu bạn có biết đến quy trình quản lý và vận hành nó ra sao? Quy trình quản lý toà nhà sẽ giúp cho mọi hoạt động của toà nhà diễn ra mật thiết hơn, các quy trình sẽ được vận dụng theo từng giai đoạn khác nhau có đan xen kết hợp thích hợp vào các hoạt động quản lý, điều hành nhằm đảm bảo toà nhà luôn được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng đến với mọi khách hàng. 

Sơ đồ quy trình vận hành tòa nhà của ( Swin Tower)

Quản lý hợp đồng bao gồm:

Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể;  

• Quy trình thu tiền thuê;
• Quy trình thu tiền dịch vụ;
• Quy trình thanh lý hợp đồng

Quy trình khách hàng bao gồm:

• Quy trình quản lý và sử dụng phòng;
• Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng;
• Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng;
• Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng;
• Quy định quản lý tài sản của khách hàng;
• Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng;
• Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà,

Quy trình an ninh bao gồm:

• Nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà;
• Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ;
• Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy;
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá;
• Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên;  
• Quy trình giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)

Quy trình vận hành kỹ thuật bao gồm:

• Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà;
• Quy trình bảo trì các công trình xây dựng;
• Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,..

Quy trình vệ sinh bảo vệ bao gồm:

• Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại tòa nhà;
• Quy định quản lý rác thải trong và ngoài tòa nhà;

Theo quy định tại điều 73 tại bộ luật nhà ở Việt Nam, các doanh nghiệp quản lý vận hàng tòa nhà văn phòng  cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý toà nhà phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và thẩm quyền để vận hành tòa nhà. Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý chung cư phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, những  trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy 1 cách thường xuyên.

6. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TÒA NHÀ

Các thành viên trong ban giám đốc và các cán bộ làm việc tại các phòng, ban phải có bổn phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc. Đồng thời cần phải có giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của bộ xây dựng.

7. CÔNG VIỆC THỰC HIỆN

Công việc của những đơn vị quản lý toà nhà sẽ cung cấp đến những dịch vụ kiểm soát mọi quy trình của toà, thực hiện tất cả những công việc có trong toà để toà nhà được hoạt động một cách tốt nhất, đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể.

Quản lý toà nhà cần làm các nhiệm vụ, bao gồm:

• Quản lý về tài chính: Cần đảm bảo đủ số tiền mà mỗi khách hàng đóng hàng tháng theo một khoản chi phí định kỳ. Ban quản lý tòa có trách nhiệm quản lý tài chính một cách rạch ròi và minh bạch, chi trả mọi khoản chi phí quản lý vận hành hoạt động liên quan đến tòa nhà.
• Quản lý nhân sự: Mỗi toà nhà sẽ có những phòng ban nhân sự khác nhau để phục vụ đáp ứng từng nhu cầu của khách hàng kiến nghị. Ban quản lý nhân sự có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của từng nhân viên để đảm bảo công việc thực hiện tốt, để có những biện pháp xử phạt và khen thưởng xứng đáng.
• Quản lý khách hàng: Ban quản lý khách hàng có nhiệm vụ chăm sóc mọi đối tượng khách hàng, giải quyết những nhu cầu và thắc mắc một cách chính xác nhất. Cần phải làm mọi cách để luôn đem đến sự hài lòng và giữ được khách hàng ở lại.

Bảo trì kỹ thuật: Trong tòa nhà có rất nhiều thiết bị kỹ thuật cần được phải kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống tòa nhà

SWIN TOWER - ĐƠN VỊ QUẢN LÝ TOÀ NHÀ VĂN PHÒNG HIỆU QUẢ NHẤT

Chúng tôi xem quản lý tòa nhà văn phòng là một dịch vụ hướng đến khách hàng, nơi Swin Tower luôn cố gắng cung cấp các dịch vụ vượt mức tiêu chuẩn và mong đợi. Tự hào là đơn vị quản lý bất tòa nhà văn phòng hàng đầu khu vực được nhiều chủ doanh nghiệp trong và ngoài nước chọn làm đối tác quản lý vận hành.

Với một đội ngũ nhân viên được đào tạo những kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp, Swin Tower đã cung cấp đến khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất, không chỉ tiết kiệm chi phí cho chủ đầu tư mà còn nâng cao hình ảnh và giá trị của tòa nhà thông qua dịch vụ quản lý chuyên nghiệp

Bạn là chủ đầu tư – đang cần tìm một đơn vị quản lý toà nhà hiệu quả, chuyên nghiệp? Thì chắc chắn Swin Tower sẽ là một đối tác tuyệt vời. Swin Tower luôn giữ vững chữ Tín để đem đến cho khách hàng những giá hoàn hảo nhất.

Hy vọng những thông tin được cập nhập trên sẽ phần nào đem đến những điều bổ ích dành cho bạn. Chúc bạn sẽ sớm tìm kiếm được một ban quản lý toà nhà hiệu quả.