PHÂN BIỆT VĂN PHÒNG ĐÓNG & VĂN PHÒNG MỞ

Phần lớn nhiều người hiện nay chưa phân biệt một cách triệt để giữa hai mô hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay là mô hình không gian văn phòng đóng và mô hình không gian văn phòng mở. Sự khác biệt giữa hai loại văn phòng này là gì? Hãy cùng Swin Tower so sánh để tìm ra câu trả lời qua bài viết sau đây.

1. Phân biệt mô hình văn phòng đóng và mở hiện nay

Mô hình văn phòng	Khái niệm	Đặc điểm
Văn phòng đóng	Là loại văn phòng truyền thống với không gian kín, các phòng làm việc sẽ được bố trí thành từng phòng riêng biệt, sử dụng bức tường hoặc vách ngăn để ngăn cách.	- Mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân sẽ có một không gian riêng, tách biệt bằng những bức tường (Thạch cao, gạch,..) - Mang đến không gian riêng tư, an toàn thoải mái, điều này giúp nhân viên tập trung không bị ảnh hưởng bởi tác động bên ngoài - Loại bỏ cảm giác bị người khác giám sát - Kết quả làm tăng khả năng sáng tạo nâng cao năng suất làm việc
Văn phòng mở	Là loại hình văn phòng sử dụng không gian chung. Giảm tối đa các không gian riêng các bức tường và vách ngăn	- Các bàn làm việc được bố trí cạnh nhau - Một vài trường hợp sử dụng những tấm chắn kinh trong suốt hoặc  panel nhựa để ngăn cách bàn làm việc - Kết quả đem lại sự kết nối giữa các nhân viên, đề cao tính sáng tạo, khu vực làm việc chung rộng rãi thoáng đãng tiện dụng trong công việc

2. Điểm giống giữa mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở

• Cùng là loại mô hình văn phòng khá phổ biến trên toàn thế giới có lịch sử lâu đời. Những doanh nghiệp xưa đã chứng minh sự thành công của những loại văn phòng này nếu biết cách khai thác sử dụng hợp lý.
• Cả hai lại mô hình đều hướng tới mục đích mang đến không gian làm việc thoải mái nhất cho nhân viên mang lại hiệu suất làm việc

3. Một số loại mô hình văn phòng trên thế giới

Một số tên gọi văn phòng hiện nay trên thế giới:

Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng trọn gói (Service Office)

Văn phòng xanh (Green Office)

Văn phòng thiên nhiên (Biophilic Office)

Mô hình văn phòng thiên nhiên của Facebook

4. So sánh sự khác nhau giữa 2 mô hình

• Chi phí xây dựng

Văn phòng đóng: Chủ yếu tính toán việc phân chia không gian văn phòng thành những phòng riêng biệt với vách ngăn, tường, cửa ra vào,...Vì vậy chi phí xây dựng tương đối cao.

Văn phòng mở: Khi bạn lựa chọn văn phòng mở, đồng nghĩa với việc số lượng vách ngăn và cửa giảm xuống mức thấp nhất, tuy nhiên thay vào đó ta thường thấy văn phòng mở tốn kém nhiều vào việc trang trí văn phòng.

• Chi phí nội thất, thiết bị

Chi phí đầu tư cho nội thất, trang thiết bị của 2 loại mô hình văn phòng này cũng có sự chênh lệch

Văn phòng đóng: Có thể nói tùy vào cách thiết kế nội thất văn phòng, mà các trang thiết bị cần thiết như điều hòa, máy in, bàn làm việc,... sẽ cần để lắp đủ. Ở một số văn phòng đóng thì chi phí này tương đối cao.

Văn phòng mở: Không thể bó buộc rằng không gian làm việc chung nên chi phí bỏ ra là thấp. Ở một vài trường hợp, số lượng nhân viên đông chi phí bỏ ra cũng khá tốn kém.

• Tính bảo mật

Văn phòng đóng: Tạo không gian riêng cho các phòng ban, các cuộc hợp và gọi điện. Vì thế, các thông tin khó bị rò rỉ ra ngoài. Từ đó, giữ vai trò lớn trong những cuộc hợp quan trọng đối với đối tác, khách hàng.

Văn phòng mở: Do cơ cấu mở và các nhân viên làm việc chung nên tính bảo mật không cao, gây khó khăn đến các vấn đề cần bảo mật           

• Đối với công ty

Văn phòng đóng:

• Ổn định về mặt pháp lý  tăng sự tin tưởng của khách hàng đối tác
• Xây dựng văn hóa riêng cho doanh nghiệp      
• Tạo dựng được thương hiệu riêng: trong vấn đề đối tác khách hàng và trong tuyển dụng
• Cấu trúc kỷ luật rõ ràng: phân chia phòng ban, giờ giấc làm việc theo quy định, môi trường làm việc ổn định.
• Dễ dàng thay đổi trong tương lai

Văn phòng mở: Hiệu suất công việc giảm do nhân viên khó tập trung vào công việc. Bên cạnh đó phát sinh một số vấn đề như đạo đức, pháp lý từ việc thỏa thuận các vấn đề bảo mật.

• Đối với nhân viên:

Văn phòng đóng: Sẽ hạn chế việc mở rộng các mối quan hệ, giảm tương tác với đồng nghiệp

Văn phòng mở: Giảm sự tập trung do các cuộc tranh luận, thiếu sự thoải mái. Bên cạnh đó dễ mắc một số bệnh qua đường không khí.

5. Lựa chọn giải pháp văn phòng đóng hay mở tốt hơn cho doanh nghiệp hiện nay?

Tùy theo lĩnh vực của doanh nghiệp, để giúp bạn có thể lựa chọn cho mình mô hình văn phòng nào phù hợp nhất, Swin Tower đưa ra một vài đề xuất giúp bạn có được lựa chọn đúng đắn

Mô hình văn phòng mở: phù hợp với những văn phòng có diện tích vừa và nhỏ, muốn tiết kiệm chi phí mặt bằng. Phù hợp với các công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency. Bên cạnh đó dựa vào tính chất doanh nghiệp, sẽ phù hợp với các doanh nghiệp làm ở các lĩnh vực khá năng động như kinh doanh, marketing, ...

Mô hình văn phòng đóng: Phù hợp với những doanh nghiệp lớn có tài chính ổn định, ở các bộ phận bảo mật và cần sự tập trung như kế toán, hr, telesales,...

Ngoài ra, bạn nên lựa chọn mô hình văn phòng dựa vào các đặc điểm khác như: văn hóa doanh nghiệp, mô hình công ty hoặc tính chất công việc trao đổi thông tin giữa nhân viên.