Thương mại điện tử, Ứng dụng điện thoại thông minh, Công nghệ quản trị không gian văn phòng, Instagram và Công nghệ số ở văn phòng hiện đại được dự đoán là 5 yếu tố công nghệ tạo nên làn sóng thay đổi và định hình tương lai cho văn phòng làm việc trong và sau đại dịch Covid-19. Đây cũng là kết quả khảo sát dựa trên 11.000 nhân viên văn phòng tại các nước được thực hiện bởi Savills

Thương mại điện tử

Theo Savills, thói quen mua sắm trực tuyến của nhân viên văn phòng và vận chuyển hàng hoá đến nơi làm việc đang ngày một tăng. Tuy nhiên, chỉ có 36% nhân viên văn phòng bộc lộ sự hài lòng với vận chuyển bưu kiện đến nơi làm việc của họ. An ninh ra vào tại các tòa nhà văn phòng thường hạn chế các đơn vị vận chuyển trong việc giao nhận đồ.

Savills cho rằng, đã đến lúc các chủ toà nhà nên xem xét việc thay đổi không gian sử dụng tầng trệt hoặc tầng hầm cho mục đích chuyển phát bưu kiện, đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong toà nhà.

Điều này cũng nhằm tránh ảnh hưởng đến mỹ quan của các toà nhà văn phòng khi lượng người giao hàng thường tập trung quá đông trước cửa, theo bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc bộ phận Cho thuê thương mại, Savills Hà Nội nhận định. Bà cho biết, các toà nhà văn phòng mới xây hiện nay đều có khu vực tập trung riêng cho người giao hàng.

"Đối với các toà nhà văn phòng xây cũ, việc phân khu cho những dịch vụ này là cần thiết. Đây được coi là tiện ích để hỗ trợ cho đối tượng nhân viên đang làm việc trong toà nhà", bà nói.

Ứng dụng điện thoại thông minh

Các ứng dụng điện thoại thông minh ở nơi làm việc thường bao gồm: dịch vụ ra vào toà nhà, đăng ký tham dự các sự kiện tại toà nhà, dịch vụ tiện ích bên ngoài như đăng ký gửi đồ, giặt là, sử dụng phòng họp, dịch vụ ngoài giờ, cập nhật diện tích thuê còn trống...

Hiện những ứng dụng này đang được khoảng 50% nhân viên văn phòng đánh giá là hữu ích. Tuy nhiên, đi sâu vào khảo sát, kết quả của Savills chỉ ra, đa số đối tượng sử dụng (khoảng 66%) ứng dụng là các vị trí lãnh đạo (CEO, tổng giám đốc). Chỉ 39% nhân viên dưới cấp bậc quản lý cảm thấy ứng dụng này là hữu ích.

Do vậy, nếu các nhà quản lý phê duyệt việc định vị vị trí của nhân viên thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh tại văn phòng, có thể đây sẽ là bước đầu tiên giải quyết năng suất làm việc của nhân viên.

Công nghệ quản trị không gian văn phòng

Các nhà đầu tư hiện nay chú trọng nhiều hơn vào việc nâng cao môi trường làm việc của toà nhà. Theo khảo sát, khoảng 60% nhân viên văn phòng đồng ý rằng môi trường làm việc rất quan trọng.

Các nhà tuyển dụng muốn thu hút nhân tài thường tập trung đến môi trường và không gian làm việc, chỉ số xã hội và quản trị ở không gian văn phòng mà họ thuê, đồng thời chủ toà nhà cũng sẽ đảm bảo các tiêu chí trên được đáp ứng ở toà nhà của họ.

Instagram

Việc có một không gian làm việc hấp dẫn về mặt hình ảnh đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong cuộc đua thu hút và giữ chân nhân tài.

Khảo sát cho thấy trong số những nhân viên văn phòng sử dụng Instagram, 25% trong số đó muốn được làm việc trong không gian văn phòng linh hoạt. Ở nhóm nhân viên không sử dụng Instagram, chỉ có 18% muốn làm việc trong không gian văn phòng linh hoạt.

Việc chia sẻ những hình ảnh nội thất trên Instagram hiện nay trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Sự ủng hộ của nhân viên văn phòng trên các tài khoản mạng xã hội đang nhanh chóng trở thành một giá trị thực thụ trong sự phát triển của lĩnh vực văn phòng dịch vụ.

Bà Minh cho biết, thiết kế văn phòng linh hoạt tập trung vào sự tương tác, gắn kết và nhu cầu của nhân viên đã bắt đầu từ 3-5 năm trước ở Hà Nội. Các công ty đa quốc gia dành phần diện tích thuê lớn để xây dựng khu giải trí, nghỉ trưa, căng tin, hay thậm chí là phòng chức năng cho các bà mẹ nơi công sở.

Hiện các đối tượng lao động thuộc nhóm Gen Z đang chiếm hơn 35% nhân sự làm việc tại các doanh nghiệp, họ có nhu cầu lớn nhất là được giao lưu học hỏi. Điều này thúc đẩy các doanh nghiệp khai thác nhiều hơn các khu vực chung, tăng sự tương tác giữa các nhân viên trong công ty, tăng hiệu quả công việc và sự gắn kết của nhân viên đối với công ty.

Công nghệ số ở văn phòng hiện đại

Có đến một phần ba số người được hỏi không cảm thấy họ có đủ công nghệ để làm việc linh hoạt. Chất lượng wifi là yếu tố quan trọng thứ hai đối với người lao động khi truy cập các ứng dụng. Một ví dụ cụ thể có thể kể đến đó là hệ thống điện toán đám mây cho phép người lao động truy cập tệp dữ liệu ở mọi nơi. Theo đó, khách thuê văn phòng sẽ cần được đảm bảo kết nối kỹ thuật số và nhân viên của họ đủ điều kiện để làm việc hiệu quả.

Chia sẻ thêm về xu hướng văn phòng sắp tới, bà Hoàng Nguyệt Minh nhận định, xu hướng thiết kế văn phòng trong tương lai sẽ tập trung hướng về nhân viên làm việc tại công ty, thay vì khách đến thăm văn phòng như trước đây.

"Xu hướng này diễn ra tại Việt Nam và toàn cầu, đặc biệt sau giai đoạn Covid-19, khi mà nhân viên phải làm việc tại nhà, văn hoá doanh nghiệp trở nên khó để duy trì", bà nói.