Những điều cần biết khi thuê văn phòng giá rẻ tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2020

img

Năm 2020, các chuyên gia dự đoán là năm có nhiều thay đổi ở lĩnh vực cho thuê văn phòng. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê về trong 9 tháng đầu năm 2020, cả nước có gần 99 nghìn doanh nghiệp đăng ký thành lập mới với tổng số vốn đăng ký là 1.428,5 nghìn tỷ đồng, giảm 3,2% về số doanh nghiệp, tăng 10,7% về vốn đăng ký so với cùng kỳ năm 2019 (Theo tapchitaichinh.com). Từ đó có thể thấy nguồn cung tăng lên và sự ra đời của hàng loạt công ty cung cấp dịch vụ cho thuê là những dấu hiệu cho thấy sự tăng trưởng của thị trường này. 

Bên cạnh đó, kinh nghiệm khi thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng đòi hỏi phải có của một cá nhân, doanh nghiệp. Bởi nó quyết định doanh nghiệp sẽ tìm được văn phòng phù hợp hay không. Hơn nữa khi có nhiều kinh nghiệm trong việc đi thuê văn phòng doanh nghiệp sẽ tự tin hơn khi gặp nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng hoặc trong quá trình đàm phán, sẽ được hưởng nhiều lợi ích hơn.

Do đó, để có cái nhìn tổng quan đồng thời nắm được những yếu tố và những kiến thức cần thiết khi thuê văn phòng, bài viết dưới đây sẽ cần thiết cho doanh nghiệp/công ty khi có nhu cầu sử dụng loại hình dịch vụ này trong năm 2020. 

1. Dịch vụ cho thuê văn phòng

Văn phòng làm việc ngày nay vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Tuy nhiên tùy vào điều kiện, nghành nghề kinh doanh, văn phòng cũng vì thế mà trở nên đa dạng hơn để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Song song đó, dịch vụ cho thuê văn phòng cũng ngày càng đa dạng, doanh nghiệp nên căn cứ vào nhu cầu, lĩnh vực hoạt động, chi tiêu, ngân sách,... để lựa chọn được dịch vụ thuê văn phòng phù hợp nhất với công ty. 

Các dịch vụ cho thuê văn phòng trên thị trường hiện nay bao gồm: Văn phòng truyền thống, dịch vụ văn phòng ảo, dịch vụ cho thuê theo giờ, chỗ ngồi làm việc riêng cố định và linh hoạt, phòng họp riêng,... Các loại hình này sẽ tương ứng với các doanh nghiệp và đặc thù kinh doanh của các doanh nghiệp đó.

swin-tower
Ảnh: Pixels.comCaption

2. Diện tích và giá thuê

Các công ty cho thuê dịch vụ văn phòng khác nhau sẽ đưa ra hình thức thuê và mức giá thuê khác nhau.

Ví dụ như với dịch vụ cho thuê văn phòng riêng, có công ty sẽ tính giá thuê phụ thuộc vào số lượng chỗ ngồi trong phòng và không thể linh hoạt bố trí lại không gian nếu như số lượng nhân viên của bạn vượt quá số lượng chỗ ngồi đã bố trí từ trước.

Hình thức thuê này khá bất tiện bởi nếu như văn phòng đó chỉ có 7 chỗ ngồi nhưng công ty bạn có đến 8 người thì buộc lòng bạn phải thuê thêm một chỗ ngồi bên ngoài hoặc thuê 1 phòng làm việc rộng rãi hơn với chi phí đắt hơn.

Ngược lại thì có những công ty sẽ chấp nhận cho bạn thuê văn phòng với giá thuê tùy thuộc vào diện tích sử dụng. Điều này sẽ giúp công ty bạn có thể linh hoạt điều chỉnh và bố trí bàn làm việc trong phòng sao cho phù hợp với số lượng nhân viên và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Trong quá trình đi khảo sát văn phòng, hãy làm rõ thông tin bạn có được điều chỉnh và thêm bàn làm việc trong văn phòng hay không, vì có thể trong quá trình thuê, công ty bạn sẽ có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự, lúc đó nếu không thể điều chỉnh việc bố trí phòng làm việc thì công ty lại phải tốn thêm một khoản ngân sách để thuê văn phòng khác rộng rãi hơn.

3. Các tiện ích đi kèm

Tiện ích văn phòng là điều mà công ty bạn cần cân nhắc khi thuê. Một công ty dịch vụ đưa ra quá nhiều tiện ích chưa chắc là tốt. Công ty bạn không hẳn sẽ sử dụng hết các tiện ích được cung cấp và cũng sẽ không được giảm vào chi phí thuê nếu không sử dụng các tiện ích này.

Những điều cần biết khi thuê văn phòng giá rẻ tại Tp. HCM năm 2020

 

Có nhiều tiện ích bạn sẽ sử dụng liên tục như phòng họp, sảnh tiếp khách, phần mềm quản lí công việc,….vậy nên hãy ưu tiên thuê dịch vụ ở những đơn vị cung cấp những tiện ích như trên thật chất lượng trước khi nghĩ đến các tiện ích thú vị khác nhưng thi thoảng bạn mới sử dụng.      

4. Hợp đồng thuê

Với hợp đồng thuê dịch vụ thì công ty bạn nên chú ý đến thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán, bên cạnh đó, các chi phí khác ngoài giá cố định trên m2 cũng cần được xác định rõ ràng trước. 

Thông thường với các dịch vụ cố định thì thời gian hợp đồng thường kéo dài tối thiểu là 6 tháng, với nhiều công ty lớn thì thời hạn cũng có thể lên tới năm. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể đàm phán và thương lượng về thời gian thuê với các nếu công ty bạn muốn sử dụng dịch vụ với thời gian thấp hơn mức tối thiểu.

Thời hạn thanh toán cũng tương tự như thời hạn hợp đồng. Thông thường bạn phải đặt cọc trước từ 1-3 tháng và thanh toán theo thời hạn 6 tháng/lần hoặc 12 tháng/lần. Thời hạn thanh toán thường có ảnh hưởng đến mức chiết khấu hoặc ưu đãi nên công ty bạn cũng cần cân nhắc trước khi kí hợp đồng.

5. Uy tín công ty cung cấp dịch vụ

Những điều cần biết khi thuê văn phòng giá rẻ tại Tp. HCM năm 2020
Ảnh: pixels.com

Uy tín công ty dịch vụ có lẽ là điều quan trọng nhất khi quyết định thuê văn phòng. Cũng giống như các thương hiệu lớn thì với những công ty có hoạt động ổn định và tồn tại trong thời gian dài, khi sử dụng dịch vụ của họ thì bạn cũng có thể an tâm rằng số tiền mình bỏ ra không tự dưng biến mất.

Đã từng có nhiều trường hợp các công ty thuê văn phòng giá rẻ ở một đơn vị nọ, một ngày đẹp trời hồn vía lên mây vì công ty này tuyên bố phá sản. Chưa nói đến vấn đề tiền bạc không thể lấy lại được, những vấn đề khác như chuyển văn phòng, chuyển địa chỉ sang một nơi mới cũng gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh. Vậy nên, hi vọng bạn chính là một khách hàng thông thái, lựa chọn đúng được đơn vị uy tín khi sử dụng dịch vụ

Tầm quan trọng của văn phòng doanh nghiệp Văn phòng là một trong những cơ sở vật chất cần có mà mọi doanh nghiệp nào khi bước chân vào kinh doanh, nó giúp tạo nên tính văn hóa doanh nghiệp riêng biệt, và một trong những tác dụng quan trọng của văn phòng chính là thu hút được khách hàng và giữ chân nhân tài

Số liệu theo thống kê