Lựa chọn văn phòng phù hợp – Đòn bẩy thúc đẩy doanh nghiệp thành công

Ngày nay vai trò của văn phòng làm việc được đánh giá cao bởi các tác động trực tiếp đến cơ hội thành công của các doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế phát triển đặc biệt là doanh nghiệp trẻ. Chi phí hợp lý, không gian sáng tạo, tiện nghi, hiện đại và nhiều cơ hội phát triển khác là những điều kiện mà mọi doanh nghiệp đang cần.

   1. Bắt nguồn từ thị trường văn phòng cho thuê

Xu hướng công nghiệp 4.0 đang phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển của đa dạng các mô hình văn phòng đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp, những văn phòng chật hẹp, khô khan chỉ với bàn ghế, giấy tờ,.. có lẽ đã không còn phù hợp. Điều mà mọi doanh nghiệp cần hiện nay chính là những không gian sáng tạo, đầy đủ tiện ích và tiết kiệm chi phí tối đa. Và hầu hết các ông chủ cũng chỉ quan tâm đến hiệu quả công việc chứ không kiểm soát nhân viên đến văn phòng bao lâu. Điển hình như Google, Facebook, Microsoft… thay vì sử dụng văn phòng truyền thống với những cabin khối hộp khô khan, chỗ ngồi tách biệt, các công ty này đã tạo nhiều không gian mở, phục vụ đa dạng các nhu cầu làm việc đơn lẻ, theo nhóm, làm việc cần nhiều thiết bị công nghệ hỗ trợ…

   2. Điều kiện cần - đủ cho một lựa chọn hoàn hảo

Chung quy, mỗi ngày số giờ chúng ta ở văn phòng làm việc chiếm hơn 2/3 quỹ thời gian trong ngày. Còn với những ai mới bắt đầu hoặc đã kì cựu trong công việc thì thời gian làm việc có lẽ sẽ còn nhiều hơn ở nhà. Không chỉ đơn giản ảnh hưởng đến sức khoẻ, tâm lý nhân viên,... văn phòng làm việc còn tác động trực tiếp đến những yếu tố quan trọng quyết định trong việc phát triển của doanh nghiệp như: ý tưởng sáng tạo, khả năng huy động nguồn vốn, tìm kiếm đối tác, niềm tin khách hàng, năng suất làm việc của nhân viên,... Cùng với đó văn phòng còn là nơi để đặt mối quan hệ và thể hiện bộ mặt, giá trị thương hiệu.

Mong muốn của Nguyễn Hoàng Chương - cựu sinh viên Trường Đại học Sư Phạm - Đại học Đà Nẵng đang ấp ủ ý tưởng khởi nghiệp về lĩnh vực công nghệ: “Em muốn có một chỗ ngồi làm việc tốt, không cần rộng nhưng phải đảm bảo Internet tốc độ cao, không được ồn ào, không bị chi phối bởi môi trường xung quanh và có thể yên tĩnh suy nghĩ cũng như nói chuyện qua điện thoại và họp trực tuyến”.

Dựa trên những khảo sát thị trường, đánh giá nhu cầu cũng như từ những kinh nghiệm, mong muốn của khách hàng, việc lựa chọn một văn phòng phù hợp với tính chất công việc, lĩnh vực kinh doanh và mong muốn cá nhân sẽ là một đòn bảy quan trọng đi đến thành công

   3. Đòn bẩy thúc đẩy doanh nghiệp thành công

Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế thị trường như hiện nay, bất kì doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn có được lợi nhuận cao nhất từ số vốn đã bỏ ra. Muốn được vậy thì tiềm lực văn phòng là một yếu tố quan trọng để các doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn cũng nhưng các chính sách hợp lý và thành công

“Đòn bẩy” được hiểu như là công cụ để khuếch đại lực, biến một lực nhỏ thành một lực lớn tác động vào vật thể cần dịch chuyển. Trong vật lý, người ta dựa vào điểm tựa cố định để khuếch đại lực nhầm mục tiêu di chuyển vật thể nào đó.

Thuật ngữ “đòn bẩy” trong bài viết ám chỉ việc sử dụng các lựa chọn văn phòng phù hợp để gia tăng khả năng sinh lời cho doanh nghiệp. Tuy nhiên ngược lại, bất kì vấn đề gì cần đòn bẩy cũng sẽ là con dao hai lưỡi. Nếu bạn lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp, đòn bẩy sẽ khuếch đại cái tốt lên gấp bội lần và ngược lại. Chính vì việc nghiên cứu, lựa chọn của đòn bẩy văn phòng tới lợi nhuận và rủi ro của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạch định chính xác hay đưa ra các biện pháp phù hợp.

Đòn bẩy trong các cách lựa chọn văn phòng phù hợp:

     a. Đòn bẩy vị trí

Vị trí là một trong những yếu tố cần ưu tiên hàng đầu trong việc lựa chọn văn phòng, vị trí này cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty và đối tượng khách hàng mà công ty nhắm tới. Ví dụ với các công ty thuộc lĩnh vực truyền thông, họ nên lựa chọn khu vực trung tâm thành phố, với đối tượng khách hàng yêu thích sự trẻ trung, hiện đại, điều này phù hợp với các chiến lược quảng cáo và xây dựng thương hiệu của họ. Ngược lại, một công ty hóa chất thường lựa chọn vị trí đặt công ty tại khu vực ngoại thành, điều này phù hợp với tính chất công việc của họ.      

     b. Đòn bẩy mô hình

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại hình văn phòng cho thuê, nổi bật trong số đó có thể kể đến văn phòng truyền thống, văn phòng ảo, văn phòng trọn gói… Các dịch vụ này ra đời để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Doanh nghiệp tìm thuê văn phòng cần xác định rõ loại hình dịch vụ mình mong muốn trước khi bắt đầu tìm kiếm văn phòng. Doanh nghiệp chỉ cần liệt kê những tiêu chuẩn mà họ mong muốn, chúng tôi sẽ cung cấp miễn phí cho họ những văn phòng phù hợp với tiêu chuẩn ấy. Việc này hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tìm kiếm văn phòng.

     c. Đòn bẩy thiết bị

Một văn phòng cho thuê lý tưởng thường được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết. Hầu hết các văn phòng cho thuê hiện nay đều bao gồm hệ thống thang máy, hầm đậu xe, sân đậu xe hơi ngoài trời… Bên cạnh đó, các tiện nghi bên trong tòa nhà như máy lạnh, sảnh lễ tân, hệ thống phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm… Cũng là yếu tố quan trọng khi xem xét lựa chọn một văn phòng. Ngoài ra, khi tham quan một văn phòng, bạn cũng nên chú ý đến dịch vụ vệ sinh của nơi đó, ví dụ một công ty có toilet và hành lang sạch sẽ chứng tỏ văn phòng này rất chú trọng đến dịch vụ vệ sinh. Ngoài ra, không phải tất cả những văn phòng được trang bị tiện nghi tốt đều nằm tại các quận trung tâm, bạn cũng có thể tìm thuê một văn phòng tiện nghi tại các quận ngoại thành với chi phí thấp nếu muốn tiết kiệm chi phí cho công ty. 

     d. Đòn bẩy chi phí

Chi phí tốt là một mảnh ghép cuối cùng hoàn chỉnh về một văn phòng cho thuê hoàn hảo. Việc lựa chọn văn phòng có giá thuê phù hợp về lâu dài sẽ tiết kiệm được một khoản phí khá lớn cho công ty của bạn. Ngược lại, việc bội chi về tiền thuê văn phòng hàng tháng có thể khiến công ty gặp nhiều tác động tiêu cực dẫn đến việc kinh doanh không thuận lợi. Trước khi chọn thuê văn phòng, chủ doanh nghiệp cần tính toán chính xác khoản lợi nhuận hàng tháng của công ty có đủ để chi trả tiền thuê văn phòng hay không. Với những doanh nghiệp mới, chưa thể ổn định nguồn thu hàng tháng có thể lựa chọn các văn phòng cho thuê giá rẻ– những văn phòng này thường miễn phí điện nước, phí ngoài giờ cũng như áp dụng phí dịch vụ rất rẻ.

Đứng trước những thách thức này, các loại mô hình văn phòng tại Việt Nam đang có rất nhiều thay đổi nhằm nắm bắt xu thế cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã xác định được loại hình văn phòng phù hợp để thích nghi, hoà hợp cũng như là đòn bẩy giúp doanh nghiệp phát triển và thành công.