Chuyển từ coworking sang văn phòng riêng: Nên hay không và thời điểm nào là thích hợp?

Trong vòng 10 năm qua, coworking trở thành cơn bão trỗi dậy cho giới trẻ trong việc sắp xếp và thiết kế văn phòng sôi động và hiện đại. Tổng quan thì Co-working space có những điểm mạnh như: Giá thuê văn phòng phải chăng, khả năng dễ dàng kết hợp với những doanh nghiệp đối tác cùng chia sẻ không gian văn phòng, dễ dàng chuyển đổi diện tích,…      

Vô vàn những lợi điểm khiến các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp start-up và freelancer lựa chọn co-working space làm nơi họ đặt “căn cứ” để phát triển.

Tính đến cuối năm 2019, có tới hơn 2 triệu doanh nghiệp đã và đang làm việc tại 20.000 địa điểm co-working space trên toàn cầu. Dự kiến tới năm 2022, con số trên còn tăng lên gấp ba lần như thế.

Sức sáng tạo của con người giúp các co-working space biến tấu thêm thành nhiều ý tưởng mới. Ngày càng nhiều đầu bếp và nhà đầu tư sử dụng chung không gian nhà hàng để kinh doanh cùng nhau. Và nhiều những giải pháp thú vị khác.

Nhưng liệu co-working space có phải là giải pháp văn phòng vĩnh viễn nếu doanh nghiệp muốn phát triển nhưng đến địa điểm đặt công ty còn không ổn định?

Vậy, thời điểm nào thích để doanh nghiệp của bạn di chuyển văn phòng ra khỏi không gian co-working space? Hãy tham khảo bài viết sau đây của Swin Tower

1. Quy mô doanh nghiệp quá lớn

Số lượng nhân viên đông, thiết bị văn phòng nhiều, công việc quản lý rối tung không thể kiểm soát… chứng tỏ doanh nghiệp bạn đang trên đà phát triển, điều này khiến bạn phản chuyển văn phòng làm việc của mình ra khỏi co-working space

Theo lời chia sẻ của một giám đốc agency marketing: “Khi chúng tôi có thành viên thứ 5 trong công ty, chúng tôi nghĩ đã đến lúc mình cần phải tìm không gian làm việc mới. Với quy mô của doanh nghiệp như hiện tại (trên 30 nhân sự), quyết định rời khỏi văn phòng cũ theo tôi là một quyết định đúng đắn”.

Sự thật cho thấy rằng việc đặt văn phòng tại co-working space chỉ củng cố thêm suy nghĩ cho chúng ta rằng: có được một không gian làm việc độc lập quý giá đến nhường nào.

Lợi ích của việc chia sẻ chi phí thuê văn phòng và xây dựng mạng lưới liên kết chỉ là ngắn hạn mà thôi. Lợi ích ấy sẽ nhanh chóng biến mất một khi doanh nghiệp bạn phát triển quy mô. Mọi thứ sẽ trở nên rối tung lên một cách nhanh chóng.

Trên thực tế phục vụ khách thuê văn phòng, Swin Tower cũng có nhiều trường hợp khách hàng chuyển từ không gian làm việc chung sang thuê văn phòng riêng khi lượng nhân sự tăng.

 1.Sự thiếu hụt không gian riêng tư

Với hầu hết các nhân viên, co-working space là thủ phạm hàng đầu khiến họ sao nhãng với công việc. Bởi môi trường làm việc ồn ào, không tự nhiên, lộn xộn thiếu tính chuyên nghiệp khiến nhân viên không phát huy hết được năng lực của mình từ đó dẫn đến năng suất làm việc thấp - dẫn đến năng suất thấp. Điều này thể hiện rõ với những người lao động làm việc trong những công việc đặc thù như nhân viên phân tích dữ liệu, kế toán hay lập trình viên.

Theo Steve Bouchard, giám đốc quản lý agency It Works, sự riêng tư chính là mắc xích quan trọng giúp nhân viên cảm thấy hài lòng trong công việc. “Khi tôi thuê một nhân viên mới, tôi biết một trong những điều mà anh ta mong muốn nhất, đó chính là có một phòng làm việc riêng”. Nhân viên nào cũng có nỗi sợ rằng những cuộc đối thoại về công việc của họ sẽ bị nghe trộm bởi những vị đồng nghiệp tò mò xung quanh.

Dù co-working space cũng góp phần xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp hiện đại năng động, sáng tạo, nhưng cái giá của nó chính là sự hy sinh về mặt riêng tư, cũng như những bí mật của doanh nghiệp có thể bị tiết lộ.

Liệu bạn có chấp nhận một môi trường làm việc như vậy khi bạn là một chủ doanh nghiệp lớn??

3. Coworking space ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên

Co-working space tỏ ra phù hợp với những doanh nghiệp start-up non trẻ. Nhưng không phải với doanh nghiệp nào cũng tỏ ra hiệu quả.

Theo các chuyên gia, không gian co-working có thể tạo tác động ngược cho nhân viên làm việc trong đó. Cảm giác năng động sẽ sớm mất đi, nhân viên chỉ muốn mình có được không gian làm việc dành riêng cho mình.

 

Có thể bầu không khí của co-working space đem lại cho các doanh nghiệp khởi nghiệp những trải nghiệm văn hóa thú vị: Chính sách mở cửa, không gian văn phòng linh hoạt, kỹ năng hợp tác, phát triển và làm việc nhóm …

Tuy nhiên, mọi thứ không nên vĩnh viễn ở trong tình trạng như vậy. Doanh nghiệp sẽ không thể phát triển văn hóa riêng của mình nếu cứ mãi quanh quẩn trong không gian co-working.

4. Đã đến lúc doanh nghiệp bạn không thể tiết kiệm chi phí

Đến một thời điểm phát triển nhất định, co-working space sẽ không còn giữ được thế mạnh lớn nhất của mình nữa: Tiết kiệm chi phí văn phòng.

Chúng ta thực hiện phép so sánh như sau:

Để thuê một chỗ ngồi làm việc trong co-working space, bạn cần phải trả từ khoảng 2.000.000 đồng/tháng. Quy mô doanh nghiệp của bạn liên tục được mở rộng, và đến một lúc nào đó, bạn phải cần tới 15 vị trí làm việc trong một tháng, vị chi là từ 30.000.000 đồng/tháng. Nếu với văn phòng trọn gói, con số này sẽ cao hơn nữa. Đối với trung tâm làm việc tại các tòa nhà hạng A chi phí sẽ cao hơn nhiều.

Bạn đang cân nhắc thuê riêng văn phòng, với các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp có giá thuê 16usd/m2; mỗi nhân viên cần 5m2 là mức diện tích tiêu chuẩn và thoải mái, công ty bạn sẽ cần văn phòng khoảng 80m2; Công ty bạn sẽ chi cho văn phòng 1200 usd/tháng ~ 27 triệu/tháng.

Tất nhiên bạn vẫn cần tính thêm chi phí làm nội thất bạn sẽ thấy mức đầu tư ban đầu cho văn phòng riêng lớn. Nhưng với khả năng mở rộng tăng nhân sự trong tương lại và giá trị văn phòng riêng mang đến cho công ty bạn. Bạn sẽ thấy sự đầu tư này là hợp lý.

Cách tính chi phí kiểu này khiến co-working space dù tỏ ra tiết kiệm với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, lại vô cùng tốn kém nếu quy mô doanh nghiệp trở nên phình to. Đến lúc này, doanh nghiệp của bạn nhất định phải dịch chuyển văn phòng của mình đến địa điểm mới phù hợp hơn.

Co-working space có thể chốn thiên đường dành cho các doanh nghiệp start-up vừa và nhỏ, nhưng có thể ngay lập tức trở thành cơn ác mộng không tên nếu quy mô doanh nghiệp của họ bắt đầu phình to. Nếu bạn muốn phát triển văn hóa doanh nghiệp, muốn phát triển quy mô hoạt động.

Hy vọng những lời khuyên vừa rồi giúp ích nhiều cho bạn trong việc cân nhắc thuê văn phòng trọn gói – chia sẻ làm trụ sở văn phòng của doanh nghiệp mình.     

Liên hệ Swin Tower để tìm hiểu giá thuê và các lựa chọn Thành phố Hồ Chí Minh, nhận tư vấn giúp nhanh chóng nhất tìm được văn phòng phù hợp.

Swin Tower – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp