Để lựa chọn được một trụ sở làm việc tốt và lý tưởng nhất, thì việc đánh giá và xem xét yếu tố tiện ích và dịch vụ của tòa nhà văn phòng cũng được xem là một trong những đánh giá cực kì quan trọng được khách hàng quan tâm hàng đầu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến bộ máy vận hành của doanh nghiệp mà còn tác động đến dịch vụ chất lượng của tòa nhà. Vậy những tiện ích và dịch vụ văn phòng nào mà khách thuê có thể có để có thể phục vụ nhu cầu làm việc và vận hành doanh nghiệp? Bài viết dưới đây Swin Tower xin tổng hợp lại những tiện ích hạ tầng cơ bản và quan trọng mà khách hàng cần chú ý khi tìm thuê văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh

Một văn phòng chất lượng là các tiện ích phải đi đôi với nhau

Tại sao cần đánh giá tiện ích hạ tầng cần quan tâm khi đánh giá văn phòng cho thuê

Bên cạnh các yếu tố chính khi tổng quan đánh giá văn phòng như chi phí, diện tích, trượt giá thuê,... thì các tiện ích và hạ tầng cũng là yếu tố cần khách thuê đánh giá một cách kỹ lưỡng đặc biệt là đối với các khách thuê mới, ít tiếp xúc với các trường hợp thuê văn phòng. Để tránh các thiệt hại không đáng có và lợi ích của khách thuê, yếu tố này cần được xem xét và đánh giá một cách chu đáo nhất có thể 

Theo các chuyên gia cho thuê, hạ tầng và tiện ích của tòa nhà cho thuê là sự đảm bảo thuận lợi và tiện nghi trong quá trình làm làm việc và phát triển của khách thuê nhầm đem lại sự an tâm và hài lòng cho doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ của tòa nhà. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều các tòa nhà cho thuê đa dạng chất lượng và giá cả. Kéo theo việc trang bị những hạ tầng và các tiện ích cũng đa dạng theo. Có thể nói, tùy theo từng tòa nhà, nếu tòa có chi phí cao, dĩ nhiên phần tiện ích hạ tầng sẽ đầy đủ, chất lượng và ngược lại. Các tòa có chi phí thuê vừa và thấp, các tiện ích hạ tầng sẽ theo đó mà giảm. Chính vì thế khi lựa chọn và đánh giá văn phòng, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý, nắm bắt thông tin về hạ tầng tiện ích tòa nhà để dễ dàng lựa chọn được một nơi làm việc phù hợp với nhu cầu, phù hợp với ngân sách.

Khu vực đỗ xe và sãnh lễ tân tòa văn phòng cho thuê

Thông thường đối với các bulding văn phòng hạng A, hoặc có sự đầu tư và sử dụng bộ máy vận hành của nước ngoài thường rất nhiều tầng và sàn văn phòng. Vì thế việc đầu tư vào tầng hầm đổ xe là việc bắt buộc và phải có diện tích lớn để có thể đáp ứng được lượng nhân sự và khách thuê. Cơ bản ở các bulding lớn. Đỗ xe dưới tầng hầm, hoặc nhà xe cao tầng, đường dẫn có mái che vào tòa nhà. Đỗ xe tại tầng 1 cho khách. Bên cạnh đó, tỷ lệ chỗ đổ xe của tòa nhà là không dưới 1 chỗ đỗ ô tô cho 100m2 diện tích cho thuê (1/100)

Hầm gửi xe Vincom Đồng Khởi

Đối với các tòa văn phòng hạng B và C, thông thường diện tích đỗ xe tùy thuộc vào diện tích có thể có của tòa nhà đó, tuy nhiên xét theo thị trường, những tòa nhà này luôn có đủ diện tích theo tiêu chuẩn, rộng hơn hoặc hẹp hơn thường ít có.

Sãnh lễ tân cũng sẽ tùy thuộc vào hạng văn phòng, để tiết kiệm diện tích tối ưu, đối với các văn phòng cho thuê, sãnh lễ tâng thường ở tầng trệt, và sẽ cho doanh nghiệp khác thuê lại, vì thế sãnh lễ tân thường không xuất hiện ở các tòa văn phòng hạng thấp.

Đó chính là những câu hỏi mà quý khách cần quan tâm khi thuê văn phòng. Rất nhiều trường hợp văn phòng đã thuê xong, nhưng doanh nghiệp lại tuyển thêm nhân viên, ảnh hưởng đến hợp đồng hai bên. Chưa kể đến với những doanh nghiệp thường xuyên phải tiếp đón đối tác khách hàng, giao dịch liên tục thì việc quan tâm tới bãi đỗ xe lại càng cần thiết. Thế nên khi xem xét doanh nghiệp hãy đưa ra bảng câu hỏi: Tòa nhà cho thuê văn phòng có hầm để xe hay không? Có khu vực đỗ xe xung quanh hay không? Diện tích đỗ xe là bao nhiêu? Có đáp ứng đủ nhu cầu làm việc của cán bộ nhân viên hay không? Hầm đỗ xe có camera giám sát và hệ thống đỗ xe thông minh cho ô tô không? Khu để xe của văn phòng có phân biệt với khu để xe của dân cư hay không? Lối đi vào có bất tiện không? Có mấy lối đi vào hầm để xe… Nếu mọi câu hỏi đều được thỏa thuận, bạn có thể yên tâm kí hợp đồng cùng chủ tòa nhà.

Hệ thống thang máy tòa nhà

Hầu hết những tòa nhà văn phòng cao tầng hiện nay đều được trang bị thang máy để lưu chuyển giữa càng tầng của tòa nhà. Tuy nhiên về số lượng cũng như chất lượng thang còn phải phụ thuộc vào các tòa nhà lớn và nhỏ. 

Ở những tòa văn phòng hạng A thì sẽ được bố trí từ 2 thang máy trở lên với tốc độ và chất lượng rất cao, rất êm khi di chuyển, bởi hợp tác cùng các thương hiệu nổi tiếng quốc tế. Tuy nhiên đối với các tòa thấp hơn, ít nhất sẽ có 1 thang máy điển hình với trọng lượng dưới 15 người tương đương 750kg trở xuống. 

Máy lạnh âm trần được nhiều tòa nhà sử dụng cho văn phòng làm việc

Với các khách hàng đã từng phải chờ đợi thang máy “mòn mỏi” mỗi sáng lên văn phòng hẳn càng hiểu rõ vai trò của tiện ích này đối với nơi làm việc. Chính vì thế trước khi thuê hãy đặt ra những câu hỏi sau:

• Tòa nhà có bao nhiêu thang máy? Có thang chở hàng hay không? Có hệ thống thang máy chuyên biệt nào hay không?
• Tải trọng thang máy tại tòa nhà là bao nhiêu?
• Tốc độ thang máy di chuyển
• Mật độ thang máy đông hay thưa?

Hệ thống điều hòa văn phòng

Một trong những cơ sở hạ tầng góp phần tác động gián tiếp đến kết quả làm việc của nhân viên. Ngày nay đa số văn phòng đều có ít nhất 4 máy lạnh trong quy định số m2 để có thể đảm bảo độ thoải mái mát mẻ nhất có thể cho nhân viên. Vậy nên khi đánh giá văn phòng bạn cũng cần quan tâm xem: điều hòa tại tòa nhà là gì? Trung tâm, bán trung tâm hay điều hòa cục bộ từng văn phòng? Điều hòa thuộc hãng nào? Có đáp ứng đủ nhu cầu làm việc hay không?

Máy phát điện dự phòng

Sau hệ thống máy lạnh, máy phát điện dự phòng là vật không thể thiếu đặc biệt với doanh nghiệp công nghệ, it, phần mềm. Hãy tưởng tượng hậu quả gì đếu hệ thống điện bị ngắt chỉ trong vòng vài phút? Vậy nên, cần phải tìm hiểu kĩ khi thuê vì không phải tòa nhà nào cũng được trang bị máy phát điện dự phòng và cũng không phải máy phát điện dự phòng cũng có công suất mạnh. Một vài tòa nhà hạng thấp sẽ có mấy phát điện, nhưng hiệu suất thấp, không thể đáp ứng những trường hợp cúp điện quá lâu. Tùy theo hạng, tiêu chuẩn chất lượng mà tiện ích khác nhau.

Hệ thống phòng cháy chữa cháy

Bất kể tòa nhà nào khi đưa vào vận hành cũng đã được thông qua hệ thống PCCC theo quy định. Tuy nhiên trong quá trình vận hành chưa có thể đoán trước được. Vì vậy phải kiểm tra thêm các trang bị đầy đủ các thiết bị báo cháy, chữa cháy. Trang thiết bị phòng cháy như thế nào? Các lối thoát hiểm trong những trường hợp khẩn cấp được thiết lập như nào?

Một số tiện ích và dịch vụ khác

Bên cạnh những tiện ích chính và quan trọng, doanh nghiệp sẽ được hưởng thêm những dịch phụ khác như vệ sinh sãnh, hành lang, nhà vệ sinh, khu vực chung; dịch vụ bảo vệ; lễ tân tòa nhà; bảo vệ bảo trì 24/24;...Tùy theo từng đơn vị quản lý mà chất lượng hay tiêu chuẩn dịch vụ cũng có sự khác biệt. Với những văn phòng hạng A, được quản lý bởi đơn vị lớn thì dịch vụ văn phòng sẽ đa dạng và tiêu chuẩn cao hơn so với những văn phòng hạng C. Vì thế bạn cần tìm hiểu kỹ về dịch vụ văn phòng gồm những dịch vụ nào, chất lượng ra sao trước khi thuê văn phòng.