Phòng họp, nơi giải quyết các vấn đề không chỉ là một chiếc bàn to với vài cái ghế - phòng họp rõ ràng nên được xây dựng và thiết lập một cách tôi ưu nhất để hỗ trợ hết mình trong việc giải quyết các công việc quan trọng nhất. 

Chắc hẳn trong chúng ta đều nghe câu”Cuộc họp này đáng ra chỉ cần làm việc qua email". Thật vậy, tất cả chúng ta đều từng tham gia vào những cuộc họp tệ hại. Nhưng sự thật phũ phàng là một cuộc họp thành công không phải chỉ cần lên lịch cho cuộc họp là xong. Hãy cùng Swin Tower tìm hiểu các mô hình phòng họp cho mỗi kiểu cuộc họp xảy ra trong công ty. Để mỗi cuộc họp là một sự thành công.

1. Tác dụng của phòng họp trong mỗi cuộc họp nói riêng và  năng suất doanh nghiệp nói chung

Phòng họp chính là nơi để mọi nhân viên trong công ty họp tác, là nền tảng để hoàn thành công việc tại nơi làm việc. Gặp gỡ đồng nghiệp, chia sẻ ý tưởng, động não, thống nhất ý kiến và căn chỉnh chiến lược thực thi là điều tối quan trọng để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển. Phòng họp, nơi các cuộc trò chuyện bình đẳng giữa hai và nhiều người, những cuộc thảo luận nhóm để lên ý tưởng hoặc là những cuộc họp trực tuyến với các đồng nghiệp trên khắp thế giới. Tại hầu hết các văn phòng, những hoạt động này đều diễn ra trong phòng họp. Tuy nhiên, phòng họp không phải chỉ là vài chiếc ghế đặt xung quanh một cái bàn, vây quanh là bốn bức tường.

Đó là lý do tại sao các văn phòng nên đa dạng không gian hội họp với các quy mô và tiện nghi khác nhau. Các nhà thiết kế nên chú ý đến việc làm sao để có một số lượng người vừa đủ cho một không gian, chẳng hạn như 3 người là vừa cho một phòng nhỏ hoặc 10 người là đủ cho một phòng lớn. Dưới đây là một số hình thức phòng họp tạo ra nhằm thúc đẩy sự hợp tác và năng suất làm việc. 

2. Các phòng họp được thiết kế với diện tích khác nhau dành cho các nhu cầu khác nhau

Vì các nhóm sẽ thực hiện đa dạng hoạt động trong các phòng họp—từ các cuộc họp để cùng nhau động não cho đến các cuộc họp riêng tư—nên không gian lý tưởng cho một trong những cuộc họp này sẽ không nhất thiết phải là không gian lý tưởng cho những cuộc họp khác. Bằng việc cung cấp đa dạng các kích cỡ phòng họp cùng với các trang thiết bị khác nhau, tất cả các nhu cầu này đều có thể được đáp ứng một cách trọn vẹn.

Một số cuộc họp sẽ có sự tham gia của nhân viên thuộc các phòng ban và các cấp khác nhau. Những trường hợp này cần có một căn phòng lớn. Phòng họp lớn có thể chứa hơn mười hai người và đã thiết lập công nghệ họp trực tuyến tại chỗ để các thành viên trong nhóm có thể tham dự từ bất cứ đâu. 

Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ ưa thích một không gian thân mật hơn. Phòng họp loại này rất phù hợp cho một nhóm nhỏ. Những chiếc ghế đẩu đầy màu sắc và một chiếc bàn cao khiến không gian trở nên khác biệt so với một phòng họp thông thường. 

Đối với các cuộc họp theo hình thức diễn thuyết hoặc thuyết trình, một phòng họp kiểu lớp học sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Để phục vụ cho những dạng nhu cầu đó, một số loại phòng họp phù hợp, chẳng hạn như phòng họp có trang bị máy chiếu và các thiết bị cần thiết cho họp hội. 

3.  Các thiết bị cộng tác lên tiếng

Để cuộc họp thành công, các công cụ cộng tác từ đơn giản đến phức tạp như bút dạ quang, bảng trắng phác thảo đến phần mềm họp trực tuyến nên được đi kèm để trở nên dễ dàng nhất có thể. 

Các cuộc họp lên ý tưởng hoặc thuyết trình đều có thể diễn ra trong các phòng họp nhỏ, thân mật hoặc các phòng họp lớn. Để phục vụ một nhóm lớn hơn, một căn phòng có bảng trắng với một chiếc bàn lớn hoặc một số bàn nhỏ được sắp xếp theo kiểu lớp học cũng là một kiểu phòng họp đa năng

4. Kiểu phòng họp không cần đến bàn

Không phải tất cả các hoạt động hợp tác đều cần có một chiếc bàn. Đôi khi, một không gian yên tĩnh để có thể trò chuyện thoải mái, riêng tư chính là nơi phù hợp để làm việc nhóm. Đây là một quyền lợi bổ sung, những không gian thoải mái, chẳng hạn như phòng chờ nhân viên, có thể phản ánh văn hóa làm việc bằng cách cho thấy mức độ mà công ty trân quý nhân viên của mình.

Vì sự hợp tác diễn ra dưới nhiều hình thức nên các mô hình phòng họp cũng phải đa dạng. Có nhiều cơ hội sẽ cho phép nhân viên của bạn linh hoạt lựa chọn bất cứ điều gì phù hợp với họ. Điều này đã được chứng minh rằng sẽ giúp người lao động hạnh phúc hơn, gắn kết hơn. Và khi mức độ thoải mái và năng suất làm việc của nhân viên tăng lên, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ phát triển.