10 LỖI CẦN TRÁNH KHI THUÊ VĂN PHÒNG

Thuê văn phòng cho công ty là quyết định đầy thử thách ảnh hưởng trực tiếp đến chặng đường khởi nghiệp và thành công của doanh nghiệp. Làm thế nào để tránh được các rắc rối ngoài dự kiến khiến bạn phải lo lắng. Cùng Swin Tower tìm hiểu lỗi cần tránh khi thuê văn phòng giúp bạn có một lựa chọn hoàn hảo và đúng đắn và hạn chế tối đa các việc phát sinh ngoài ý muốn khi thuê và chuyển đến văn phòng mới

1.Tiêu chí thuê không cụ thể

Nhu cầu sử dụng văn phòng của mỗi doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp đang có ý định thuê văn phòng, hãy tự thiết lập cho mình các tiêu chí cụ thể dựa trên quy mô và nhu cầu thực tế. Điều này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.

Đặc biệt với các doanh nghiệp mà tài chính cho phép ở mức hữu hạn, doanh nghiệp nên cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp và đâu là những tiêu chí xem xét ưu tiên nhưng có thể bỏ qua 

Nếu không xác định được tiêu chí cụ thể, sẽ làm doanh nghiệp vừa lãng phí thời gian lại mang về kết quả không như mong đợi.

2. Xác định sự tăng trưởng thiếu chính xác

Rất nhiều doanh nghiệp ngày nay không xác định cũng như dự trù được khả năng tăng nhân sự trong tương lai dẫn đến thuê văn phòng quá hẹp hoặc quá rộng. Từ đó gây tốn thời gian, chi phí cho việc chuyển văn phòng từ làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, kệ tủ, hoàn trả văn phòng cũ. Đồng thời doanh nghiệp sẽ mất tiền đặt cọc tòa nhà đang thuê hoặc phải thanh lý giá rẻ đồ đạc nội thất làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên do không ổn định môi trường làm việc.

Trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho tòa nhà để chấm dứt Hợp đồng trước hạn, một nữa là do nguyên nhân tăng nhân viên. Vì vậy, khi thuê văn phòng cần có kế hoạch nhân sự rõ ràng trong vòng ít nhất 2 - 3 năm để có thể tính toán hợp lý tránh việc mất công di chuyển nhiều lần.

3. Dự trù phát sinh chi phí thuê

Hay còn hiểu là tâm lý “cố một chút” khi thuê. Với những người có ngân sách thuê 15 USD/m2/tháng luôn thấy các văn phòng từ 17-18 USD/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Nhưng thật sự văn phòng 15 USD/m2/ tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách từ 12 USD/m2/tháng. Thực sự, văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc, mức giá riêng của nó. Quan trọng nhất là mình muốn tiêu chí nào là tiên quyết. Nên tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình tìm kiếm kéo dài hoặc doanh nghiệp sẽ phải gánh nặng về chi phí thuê trong dài hạn.

4. Tiền thuê văn phòng là một loại chi phí

Thật vậy, tiền thuê văn phòng là một loại chi phí doanh nghiệp trả cho những tiện nghi, tiện ích mà tòa nhà phục vụ, nhưng chưa đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:

• Hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp
• Hiệu suất làm việc của nhân viên
• Thu hút người tài và tạo sự cống hiến lâu dài

5. Xác định lợi ích chung

Khi thuê văn phòng, việc  cân nhắc lựa chọn trên yếu tố chi phí, thuận tiện cho đối tác là điều đương nhiên. Song, bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến vị trí phù hợp với nhân viên. Bởi lẽ sự thành công của một doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc riêng khách hàng, mà còn quyết định bởi các nhân viên. Việc lựa chọn địa điểm không phù hợp sẽ khó lòng thu hút được nhân tài

Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa? Không gian làm việc có thoải mái: Chỗ ngồi có đủ rộng, tác động bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, thiết bị văn phòng có đầy đủ,... Các phòng ban có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ? Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?

6. Giành ít thời gian để đánh giá văn phòng

Một số doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng chỉ thông qua 20 – 30 phút đi xem và nói chuyện với ban quản lý tòa nhà. Cách này nhanh gọn, tiết kiệm thời gian nhưng tồn tại nhiều tiềm ẩn rủi ro.

Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, văn phòng hãy tham khảo kỹ hơn từ những người có kinh nghiệm, đồng thời có sự so sánh giữa nhiều tòa nhà:

• Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng
• Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá
• Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)

7. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

8. Chủ quan diện tích thuê

Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 5 năm là con số đáng kể.

Diện tích trong bản sơ đồ mặt bằng “có thể sai lệch” đôi chút. Hãy đo lại diện tích trước khi nhận bàn giao mặt bằng và ký hợp đồng thuê.

9. Qua loa trong vấn đề chốt Hợp đồng với bên Chủ đầu tư

Vì đây là sản phẩm bất động sản mang tính giá trị cao, nên hợp đồng thuê hai bên phải cùng nhau thương lượng và nhất trí. Về chi phí, giá trị USD phải thống nhất tỷ giá ở đâu và khi nào, giá thuê đã bao gồm những chi phí gì, thời hạn thuê, phương thức thanh toán, phí quản lý và đặc biệt là thời gian và cách setup văn phòng

10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.

Bài viết được thực hiện bởi các tư vấn viên tại Swin Tower với kinh nghiệm phục vụ hàng nghìn khách hàng thuê văn phòng.

Liên hệ chúng tôi để nhận tư vấn và hỗ trợ thuê văn phòng nhanh chóng, miễn phí!

Vui lòng trích dẫn nguồn Swin Tower  khi bạn chia sẻ lại nội dung này.

Swin Tower  – Tư vấn và cho thuê văn phòng tại Tp. Hồ Chí Minh chuyên nghiệp