Hiện nay, các tòa nhà và chung cư ở các thành phố rất phát triển và mọc lên khá nhiều đòi hỏi công tác vận hành quản lý chung cư phải được đề cao và chú trọng hơn nữa. Để đáp ứng được các yêu cầu đó đã có khá nhiều đơn vị dịch vụ vận hành quản lý tòa nhà văn phòng ra đời. Tuy nhiên, để vận hành và quản lý một tòa nhà thì nhà cung cấp dịch vụ này phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật Việt Nam và được cấp giấy phép đủ điều kiện vận hành và kinh doanh dịch vụ này. Cùng đồng hành với các nhà kinh doanh, các doanh nghiệp, dưới đây Swin Tower xin đưa ra Cơ sở pháp lý, điều kiện, thủ tục cũng  như dịch vụ pháp lý xin hỗ trợ cấp giấy phép vận hành quản lý dịch vụ tòa nhà văn phòng cho thuê qua bài viết dưới đây.

Điều kiện đăng ký quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê

Đơn vị kinh doanh dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê phải có đủ điều kiện chức năng và năng lực theo quy định như sau:

► Được thành lập, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã;

► Có đăng ký chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;

► Phải có các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm bộ phận kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường;

► Có đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng yêu cầu về quản lý vận hành nhà ở bao gồm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư. Có giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.

Thành phần hồ sơ

♦ Văn bản đề nghị thông báo hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư;

♦ Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương;

♦ Bản sao hợp lệ bằng tốt nghiệp chứng minh trình độ học vấn của người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của cơ sở kinh doanh đứng tên trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự.

♦ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư của các thành viên Ban giám đốc, các trưởng, phó phòng, bộ phận và các trưởng, phó ca kỹ thuật, nghiệp vụ của đơn vị.

♦ Thông tin, giấy tờ cần cung cấp

♦ Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhật đầu tư có đăng ký hoạt động ngành nghề kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

♦ Bản sao hợp lệ bằng tốt nghiệp chứng minh trình độ học vấn của người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của cơ sở kinh doanh đứng tên trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự.

♦ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đã được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư của các thành viên Ban giám đốc, các trưởng, phó phòng, bộ phận và các trưởng, phó ca kỹ thuật, nghiệp vụ của đơn vị.

♦Danh sách nhân sự chịu trách nhiệm chuyên môn về kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường.

Quyết định thành lập các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật, dịch vụ, bảo vệ an ninh, vệ sinh, môi trường.

Thủ tục đăng ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ cung cấp đủ các thông tin của ban quản lý như: tên, địa chỉ, số điện thoại. Ngoài ra, cần kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ sau:

• Bản sao có chứng thực chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp.

• Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn của: Ban giám đốc, các trường phòng, phó phòng, trưởng và phó ca kỹ thuật nghiệp vụ của đơn vị.

• Bản sao có chứng thực quyết định thành lập và danh sách các phòng ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ.

Bước 2: Nộp và thẩm định hố sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thì gửi hồ sơ đến Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính. Có thể gửi tại Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản. Sau khi kiểm tra hồ sơ:

» Nếu đủ điều kiện thì đăng tải lên Cổng thông tin điện tử để phục vụ công tác quản lý.

» Trường hợp có phát sinh việc sửa bổ sung hồ sơ thì thời hạn có thể phát sinh tùy theo khả năng chuẩn bị kịp thời hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 3: Công bố điều kiện hoạt động quản lý vận hành trên cổng thông tin

Trường hợp hồ sơ được Cục quản lý nhà - Bộ xây dựng chấp thuận, phê duyệt, Tên công ty, chủ thể xin cấp phép hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư sẽ được công bố trên cổng thông tin của Bộ xây dựng. Kể từ thời điểm công được công bố, công ty xin cấp phép sẽ được hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực quản lý vận hành nhà chung cư.

Bước 4: Ký kết hợp đồng quản lý

Các công ty quản lý, vận hành nhà chung cư thực hiện ký kết hợp đồng dịch vụ giữa các bên.